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干货!你那么优秀,千万别毁在不会文件管理上!义乌人力资源协会组团游学“双童”,楼仲平现场分享“机密法宝”!
时间:2018-6-21    来源:     阅读121次   

吸管妞导读


    近日,金华、永康、义乌三家人力资源服务协会的40多位会员来到双童参观交流。在交流精细化管理话题时,企业主们对双童员工写出的文件都一样的现象十分诧异,楼仲平也提出文件的管理规范和双童起草制定国际标准其实也有关系。为什么这么说呢?下面,吸管妞就来揭开这个秘密吧!

 

  


双童文件管理规范

    其实,“双童”发展二十多年以来,积累了大量的制度、规程和各种管理文件,它们是企业管理体系的重要组成部分,是形成我们企业文化建设的基础平台。基于公司标准化工作和文化建设的需要,我们也专门制订了《公司文件管理操作规范》,以指导员工在工作中对文件的编辑和管理。


“这份规范”细致明了地规定了文件所需要规范的所有细节,比如:


1.文件的页面设置

所有文件的设置按A4标准页面,页面设置为左边2.5cm,其它三面按2.0cm设置;

 

2.文件的主标题设置

文件主标题文字在10个字以下的,在标题框内自动选择标题1”,字体设为黑体;文件主标题文字在15个字以下的,在标题框内自动选择标题2”,字体设为黑体;文件主标题文字在15个字以上的,在标题框内自动选择标题3”,字体设为黑体;


3.文件的编号设置

每个文件主标题下面的编号用标准5号字、宋体、固定段落选择15,按本规范要求进行分类编号;

 

4.文件的序文内容格式设置

序文内容按标准小四、宋体、正文格式、固定段落选择22、加粗,段前空2个字位置;

 

5.文件的章标题设置

章标题按标准小四、宋体、正文格式、固定段落选择22、加粗;如整个文件中没有一级条标题则字体不用加粗;

 

6.文件的条标题设置

一级条标题到三级条标题按标准小四、宋体、正文格式、固定段落选择22;三级条标题以后按abc编序;三级条标题以下的文字按标准11.5、宋体、正文格式、固定段落选择20

 

7.文件的表单设置

文件中涉及到表单形式的,其标题文字按五号、宋体、加粗、居中、正文格式、固定段落选择20。表中项目文字采用五号、宋体、居中、正文格式、固定段落选择20

 

8.文件的落款名称和日期设置

文件落款名称和日期按右对齐,文字按小四、宋体、正文格式、固定段落选择22、加粗;

 

9.文件的分类及编号

  

 

10.文件的级别名称


 

11.文件的类目代号


 

12.文件的编制和审批

第一层次文件:与公司经营管理活动相关的内容与指导标准;

第二层次文件:本公司内部的职能部门之间对某一活动的联系方式的描述,有关经营管理活动步骤的规范;

第三层次文件:管理细则、操作规程、技术标准等作为各部门运行管理活动的常用实施细则:包括管理标准、操作流程、技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书)等;

第四层次文件:记录表单,各部门呈现执行程序文件或工作指导书类文件的结果与记录。


 

13.文件的保管与发放


 

    通过这份文件,我们统一了企业文件的编写要求,从而明确指导各部门在形成、修订、补充和更新文件时的统一规范!换句话说,无论是“双童”多少位科室员工写的文件,打开一看都像是一个人写的文件!

 

    当然啦,除了出台这份文件,更重要的是培训,让所有员工都能够融会贯通!我们会有计划地定期举办培训会,通过PPT讲解和现场教学操作,让每位员工都能够又快又好地完成企业文件的编写!

     除了提升员工的编辑书写能力之外,文件规范管理也不断影响员工起草文件的规范意识,并应用到企业的各项重要工作中,促使企业在制度化、标准化和规范化管理上得以持续提升!而文件的规范编辑恰恰是“双童”十多年来能独揽起草国家级标准的重要原因之一。

    亲,现在你应该明白为什么我们“双童”人写的文件都一个样了吧?最后,吸管妞也要把这份干货分享给粉丝们,快添加下方吸管妞的微信号领取这份职场干货吧!


     

 
 
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