吸管妞导读

“双童”文件管理规范

    其实，“双童”发展二十多年以来，积累了大量的制度、规程和各种管理文件，它们是企业管理体系的重要组成部分，是形成我们企业文化建设的基础平台。基于公司标准化工作和文化建设的需要，我们也专门制订了《公司文件管理操作规范》，以指导员工在工作中对文件的编辑和管理。

“这份规范”细致明了地规定了文件所需要规范的所有细节，比如：

1.文件的页面设置

所有文件的设置按A4标准页面，页面设置为左边2.5cm，其它三面按2.0cm设置；

2.文件的主标题设置

文件主标题文字在10个字以下的，在标题框内自动选择“标题1”，字体设为黑体；文件主标题文字在15个字以下的，在标题框内自动选择“标题2”，字体设为黑体；文件主标题文字在15个字以上的，在标题框内自动选择“标题3”，字体设为黑体；

3.文件的编号设置

每个文件主标题下面的编号用标准5号字、宋体、固定段落选择15，按本规范要求进行分类编号；

4.文件的序文内容格式设置

序文内容按标准小四、宋体、正文格式、固定段落选择22、加粗，段前空2个字位置；

5.文件的章标题设置

章标题按标准小四、宋体、正文格式、固定段落选择22、加粗；如整个文件中没有一级条标题则字体不用加粗；

6.文件的条标题设置

一级条标题到三级条标题按标准小四、宋体、正文格式、固定段落选择22；三级条标题以后按abc编序；三级条标题以下的文字按标准11.5、宋体、正文格式、固定段落选择20；

7.文件的表单设置

文件中涉及到表单形式的，其标题文字按五号、宋体、加粗、居中、正文格式、固定段落选择20。表中项目文字采用五号、宋体、居中、正文格式、固定段落选择20；

8.文件的落款名称和日期设置

文件落款名称和日期按右对齐，文字按小四、宋体、正文格式、固定段落选择22、加粗；

9.文件的分类及编号

10.文件的级别名称

11.文件的类目代号

12.文件的编制和审批

第一层次文件：与公司经营管理活动相关的内容与指导标准；

第二层次文件：本公司内部的职能部门之间对某一活动的联系方式的描述，有关经营管理活动步骤的规范；

第三层次文件：管理细则、操作规程、技术标准等作为各部门运行管理活动的常用实施细则：包括管理标准、操作流程、技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书）等；

第四层次文件：记录表单，各部门呈现执行程序文件或工作指导书类文件的结果与记录。

13.文件的保管与发放

    通过这份文件，我们统一了企业文件的编写要求，从而明确指导各部门在形成、修订、补充和更新文件时的统一规范！换句话说，无论是“双童”多少位科室员工写的文件，打开一看都像是一个人写的文件！

    当然啦，除了出台这份文件，更重要的是培训，让所有员工都能够融会贯通！我们会有计划地定期举办培训会，通过PPT讲解和现场教学操作，让每位员工都能够又快又好地完成企业文件的编写！

     除了提升员工的编辑书写能力之外，文件规范管理也不断影响员工起草文件的规范意识，并应用到企业的各项重要工作中，促使企业在制度化、标准化和规范化管理上得以持续提升！而文件的规范编辑恰恰是“双童”十多年来能独揽起草国家级标准的重要原因之一。

    亲，现在你应该明白为什么我们“双童”人写的文件都一个样了吧？最后，吸管妞也要把这份干货分享给粉丝们，快添加下方吸管妞的微信号领取这份职场干货吧！